Solution de reporting et de simulation pour la Finance et les opérations

Publié le mercredi 1 juillet 2020.

Retour d’expérience projet : Implémentation d’une solution de reporting et de simulation.

Une contrôleuse de Gestion Senior raconte ici un projet d’intégration d’une solution de pilotage répondant aux besoins en matière de simulation et de reporting d’équipes financières et opérationnelles.

Quels étaient les principaux enjeux de ce projet ?

 » Nous recherchions avant tout une certaine agilité et transversalité dans les outils utilisés. Nous étions en train de vivre une fusion et une évolution du marché. Ce nouveau contexte de l’activité entraînait donc, le besoin d’un Back Office agile. L’objectif était de créer de la valeur pour les opérations en obtenant plus d’informations, plus de visibilité et plus de transversalité, là où, initialement, les systèmes de

Back Office étaient vécus comme une contrainte par les utilisateur⸱rice⸱s.

Ce nouveau contexte exigeait de fortes compétences sur Excel. Le risque de dépendance à un outil de gestion obsolète, sur un volume de coûts de plusieurs millions d’euros, était trop grand. Il fallait donc sécuriser la donnée.

Vous vouliez être autonomes sur votre solution de reporting et simulation. Pourquoi ?

Nous souhaitions, en effet, que le contrôle de gestion soit complètement autonome sur la donnée, de la gestion aux calculs. C’était un fort enjeu, un pré-requis de départ, en commun accord avec la Direction Informatique.

En effet, la dépendance à la DSI supposait des échanges chronophages et posait des questions de respect des délais, l’équipe informatique ayant de nombreux sujets à traiter. Cette dépendance représentait donc une limite pour répondre au pied levé aux demandes des opérationnel⸱le⸱s ou de la Direction. Tester certaines hypothèses uniquement dans Excel représentait des risques et des temps de traitement trop importants.

Quels autres enjeux aviez-vous ?

Améliorer le suivi de l’activité était nécessaire et nous voulions répondre aux nouveaux enjeux d’innovation économique et de projection financière, au service de la Direction.

Enfin, il fallait répondre à un enjeu d’évolutivité au sein de l’entreprise. La solution choisie, IBM Planning Analytics, peut avoir une multitude d’applications en fonction des besoins. Après le test sur un périmètre donné, il était possible d’envisager d’autres applications à d’autres directions.

solution de reporting

Comment avez-vous répondu à ces défis pour l’organisation ?

Dans la perspective de réorganisation et de refonte des Systèmes d’Information, à la fois du Front Office (site internet) et du Back office, nous avions besoin de remplacer un outil qui n’était ni robuste, ni évolutif et qui se révélait complexe. Nous avons également voulu rationaliser les outils existants, et notamment le Back Office.

Les nouveaux enjeux du contrôle de gestion exigeaient des reportings avec des indicateurs de performance complexes, des simulations et des prévisions financières plus efficaces, des calculs de coûts détaillés, avec validation intégrée, des reportings d’indicateurs de performance Finance-Opérations partagés, et de disposer d’un outil de pilotage de performance interne.

Quelles étaient les attentes des utilisateurs terrain ?

Lenteurs, perte de données, une interface manquant d’intuitivité, l’obligation d’effectuer de multiples extractions pour obtenir les données d’un périmètre… Les utilisateur⸱rice⸱s attendaient un tableau de bord unique pour toutes et tous, présentant l’intégralité des données et la possibilité de les croiser.

Quels étaient les besoins du contrôle de gestion ?

Aucune analyse n’était effectuée dans l’outil précédent. Il y avait également des problèmes de réconciliation des données. Les extractions étaient chronophages et nous étions quasi dans l’impossibilité de faire des simulations.

Nous voulions être autonomes alors que notre fonctionnement soulevait un enjeu de dépendance à la DSI en cas de questions ou d’évolutions. Il y avait besoin d’un outil qui convenait à la fois aux opérationnel⸱le⸱s et à l’équipe financière, tout en s’intégrant au schéma directeur des SI.

Quel outil avez-vous choisi pour répondre à toutes ces attentes ?

Pour répondre à ces enjeux métiers et informatiques, et après avoir étudié les différentes solutions du marché, l’entreprise a choisi la solution IBM Planning Analytics : un moteur de calcul puissant à la portée du métier, agile, permettant d’être autonome dans son administration. Cette solution couvrait les sujets d’interfaces, de calculs et de restitution pour tous les métiers.

En savoir plus sur IBM Planning Analytics

Pourquoi ce choix ?

La construction d’une application sur-mesure permettait de s’ajuster à notre modèle opérationnel, différent d’un modèle d’achat/vente classique. L’outil donne la flexibilité recherchée pour les modifications des règles de calcul. L’application renforçait également la performance et la sécurité de notre système d’information, pour une meilleure réponse globale aux nouveaux challenges de l’entreprise. Par ailleurs, cette solution possède une interface familière favorisant l’adoption de l’outil : PAX (Planning Analytics For Excel). Cette possibilité d’interface a largement contribué au choix de l’outil. Cette solution Excel sur le web est utilisée par les utilisateur⸱rice⸱s clés.

Comment s’est passé l’implémentation de la solution de reporting et simulation ?

Nous avons co-construit l’application en mode Coaching. Cela répondait à notre demande d’internalisation de la compétence sur l’outil IBM Planning Analytics, et donc à notre besoin d’autonomie à l’usage, vis-à-vis de tout prestataire sur la solution.

L’un des éléments du projet était le prévisionnel. Comment cela s’est-il passé ?

Nous avons en partie repris l’interface de saisie existante et nous avons développé des vues d’analyses et de synthèses spécifiques pour les utilisateur⸱rice⸱s. Nous avons également ajouté un flux de validation propre au processus budgétaire. Au bout de 7 mois, nous lancions le module prévisionnel

dans l’outil. Les équipes ont été formées et ont réalisé estimation budgétaire et Business Plan un mois plus tard. Cette partie de l’application est utilisée par les deux équipes : opérations et finance.

Comment cette solution de reporting et simulation a-t-elle été réceptionnée par les utilisateurs ?

Le projet a répondu à tous les points sur lesquels les utilisateur⸱rice⸱s finaux⸱ales avaient des attentes. C’est ce que révèlent nos questionnaires de satisfaction effectués après les formations et le retour d’ expérience formulé à l’issue du processus budgétaire. En effet, les équipes travaillent désormais sur une application ergonomique, intuitive, collaborative et dynamique. L’accès web est particulirement apprécié : il permet d’accéder à l’application partout pour les profils itinérants.

Chaque utilisateur⸱rice a désormais la visibilité complète des indicateurs de son périmètre. On observe plus de transversalité entre équipes Finance-Opérations et entre siège et terrain. Les chiffres « sortent » plus rapidement et ils sont nativement porteurs d’informations en étant mis en perspective dans les tableaux de bord. Les données sont plus riches car instantanément corrélées et les analyses sont accessibles à tous les profils.

Le projet vous a permis de gagner du temps. Dans quelle mesure ?

Nous avons gagné 15% du temps sur la clôture des comptes et 50% sur tous les autres reportings.

Quels autres avantages avez-vous pu retirer du projet ?

Les calculs de coûts sont désormais disponibles en instantané, dès les données de base renseignées : les opérationnel⸱le⸱s gagnent en visibilité. Les reprévisions sont facilitées dans l’outil grâce à la possibilité d’initialiser les données en central. L’application permet de fournir des analyses opérationnelles plus robustes, d’accélérer la prise de décision, grâce à ces données disponibles en instantané. La validation est plus rapide et transparente grâce aux flux de validation intégrés à l’outil.

Nous avons désormais la possibilité de mettre des restrictions d’accès aux informations en fonction du périmètre des utilisateur⸱rice⸱s. Si auparavant les équipes faisaient des extractions datées, désormais les données sont directement consultables dans l’outil et de façon dynamique. L’information est la même pour tout le monde, on gagne en fiabilité.

Et ensuite ?

Suite au projet, il y eu des demandes d’ extension de l’application de la part des équipes techniques du siège, qui entendent les bénéfices des nouveaux utilisateur⸱rice⸱s. L’idée est de créer leur espace de saisie et de leur donner la possibilité de consulter la donnée. Cela implique donc une réflexion sur leurs besoins spécifiques et sur la mise en forme de l’information.

Et encore après ? Comment fait-on évoluer l’application ? Y dédie-t-on quelqu’un ? Passe-t-on à la Business Intelligence ? Autant de questions à se poser pour challenger notre existant, améliorer notre performance financière et toujours mieux servir le Business… »

Lire notre article : Prise en main d’un outil de pilotage par le contrôle de gestion