Pour piloter la performance, il faut des indicateurs de performance de qualité et faire des prévisions réalistes, il est nécessaire de fiabiliser la sécurisation des données pour produire des analyses. Cependant, il arrive que l’on questionne nos données pour plusieurs raisons : un accès difficile à différentes sources, une diversité d’outils multipliant les intégrations, la réconciliation des données, la maintenance à mettre en place, des échanges de fichiers, des copier-coller, un délai de production des reportings trop long, une gestion parfois fastidieuse des droits d’accès, des tableaux de bords sans réelle valeur ajoutée…
Et vous, êtes-vous atteint d’une carence en… Fiabilité ?
Symptômes d’une sécurisation de données médiocre :
Vous sortez vos derniers chiffres devant le Comex mais autour de la table, la donnée est questionnée, notamment celle établie par les directions opérationnelles et celle consolidée par la direction financière. Cela impacte la stratégie et la prise de décision.
Le diagnostic : pourquoi votre donnée n’est ni fiable, ni sécurisée ?
- Les outils (comptables, de consolidation,…) ne communiquent pas entre eux. Il manque souvent un point d’ancrage où l’ensemble des données est uniformisé, contrôlé…
- Les différents métiers saisissent dans différents outils opérationnels, ce qui rend la consolidation difficile,
- On échange des fichiers bureautiques, sans trace des éléments modifiés,
- Tout le monde a accès aux saisies de tous les périmètres,
- Il n’y a pas de flux de validation historisés,
- Le délai de production du reporting est trop long. Au moment d’analyser les données, elles ne sont déjà plus en adéquation avec le contexte actuel.
Sécurisation des données : comment gagner en fiabilité et sécurité ?
- Adoptez un outil collaboratif dans lequel toutes les équipes pourront saisir leurs données au même endroit. Les
ressaisies seront historisées et commentées et toutes les informations partagées, - Sécurisez, grâce à une gestion des droits utilisateurs, les accès de chacun en fonction des périmètres: fonctions, territoires, établissements…
- Tracez les saisies : vous pourrez remonter les flux de validation et voir qui a effectué les changements, quand et pourquoi,
- Automatisez les reportings. Vous gagnerez ainsi un temps considérable et les rapports d’activité seront à jour. Ils correspondront au contexte en cours,
- Désignez un responsable de livraison des éléments de pilotage et des informations communiquées,
- Incluez l’équipe informatique dans la conception de l’outil de pilotage.
La phase de rétablissement : le quotidien avec une donnée fiable et sécurisée
Désormais, les données sont fiables et sécurisées : tout le monde utilise les mêmes chiffres autour de la table, on sait quelle est la donnée officielle.
On peut maintenant savoir à quel moment du process la donnée a été modifiée, si cela est lié à la mise à jour automatique du process ou s’il y a eu un ajustement manuel.
Grâce à la gestion des accès des utilisateurs, on évite les risques car les personnes qui saisissent les informations sont les personnes en charge du périmètre.
L’outil de pilotage proposant une interface collaborative, plus besoin d’envoyer les fichiers pour les modifier. Quand quelqu’un saisit une donnée, un collaborateur peut la modifier s’il en a les droits, directement sur la plateforme. Il peut rajouter des commentaires pour justifier sa modification.
La solution de pilotage permet également d’industrialiser la production des reportings en automatisant la collecte des données. On livre un reporting à l’image du contexte en cours.
Comment gérer une forte volumétrie de donnée?
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