Fouzia Souyah, directrice du contrôle de gestion de la régie publicitaire Media-Figaro du groupe Figaro témoigne sur le projet de mise en oeuvre de reportings et prévisions de la régie publicitaire.
Interview – La voix de l’utilisateur
Fouzia Souyah
Le contexte et les objectifs du projet
» Nous avons travaillé avec le cabinet Intis sur le développement de reportings. L’objectif était de communiquer des prévisions de chiffre d’affaires publicitaires de manière hebdomadaire, mensuelle, trimestrielle ou annuelle. Ces prévisions sont destinées à la régie publicitaire, aux commerciaux, mais également à la direction financière du groupe et la direction générale.
La régie publicitaire a beaucoup évolué. Elle consistait, auparavant, à vendre des espaces publicitaires imprimés. Depuis, il y a eu le digital, de nouveaux outils…
Des besoins d’historisation et de consolidation des données
Plutôt que de multiplier différents fichiers Excel avec une data issue de sources différentes (Salesforce, outils financiers), l’idée était d’avoir une seule source. De cette manière, nous obtenons à la fois les données du réalisé, des périodes antérieures, et celles des estimés (budgets, révisés). Mais également, toutes les données relatives à nos prévisions de chiffre d’affaires, d’atterrissages de la semaine, du mois, du trimestre, de l’année.
Nous avions beaucoup de besoins. En l’occurrence, nous voulions historiser toutes les données existantes. En effet, nous avions de nombreux fichiers Excel dans lesquels chacun récupérait de la data de différentes sources. Nous avions également besoin de consolider ces historiques, tout le réalisé, avec toutes nos prévisions parce que nous élaborons constamment des prévisions.
Fédérer et travailler en équipe
L’autre enjeu du projet était de réussir à travailler en amont avec toutes les équipes internes du groupe. C’était un enjeu important pour le contrôle de gestion de la régie publicitaire car nous allions gagner du temps dans l’établissement de nos futurs reportings et nous assurer de la fiabilité. En revanche, pour d’autres services, il n’y avait pas cet enjeu. C’est compliqué de fédérer des équipes qui n’ont pas les mêmes enjeux. En l’occurrence, étaient concernés : la DSI de la régie publicitaire sur Salesforce, la DSI du groupe sur les outils financiers du groupe, et les opérationnels, pour lesquels nous voulions répondre aux futures demandes. L’idée était donc de fédérer toutes ces équipes. Travailler avec un cabinet externe permet d’avoir un regard extérieur et de faire évoluer le projet dans les temps.
Des reportings fiables et une restitution immédiate
Un des bénéfices supplémentaires, et pas des moindres, est d’être assuré d’avoir un reporting qui soit fiable et rapide. Nous obtenons une restitution des données quasi immédiate, quasi automatique. C’est assez impressionnant, au regard de notre manière de travailler, de pouvoir répondre rapidement à des demandes.
Chaque semaine, le vendredi, un reporting est diffusé en interne à la direction générale. Auparavant, nous commencions à travailler dessus, à consolider les éléments, dès le début de la semaine. Aujourd’hui, à partir du jeudi, nous commençons à travailler sur ce reporting avec les opérationnels et les commerciaux. Chaque jour, nous obtenons tout de suite la visibilité sur des évolutions, le chiffre d’affaires, les insertions de ce qui s’est passé la veille. Cela nous a permis de gagner en fiabilité et en fluidité. Et ainsi, de passer plus de temps sur des analyses du chiffre d’affaires de l’année précédente, des mois précédents, et sur nos prévisions.
Gagner en autonomie
Ce qui est aussi intéressant dans le projet tel qu’il a été élaboré, c’est que les équipes internes du contrôle de gestion ont été formées par Intis. Les équipes informatiques ont été formées sur Planning Analytics. Cela nous a permis de monter en compétence. Des modules ont été développés nous permettant d’être autonomes. Si l’on souhaite modifier des regroupements de périmètres de chiffre d’affaires, nous pouvons désormais le faire de manière autonome.
Des interlocuteurs en interne ont donc été formés sur ce projet Planning Analytics pour la régie. L’idée est de continuer à travailler sur cette lancée et d’automatiser les rapprochements directement dans Planning Analytics avec les éléments financiers et comptables, lors des clôtures mensuelles comptables et des clôtures annuelles.
Dans le cadre de la poursuite du projet, nous travaillons pour développer des reportings à destination des commerciaux, des opérationnels et de la direction, de manière à ce qu’ils aient accès directement à nos informations.
Les facteurs clés de réussite
Si je devais transmettre des bonnes pratiques et conseils, a posteriori, je dirais qu’il faut prendre en compte l’humain et le temps qui va être consacré au projet. Car celui-ci peut être, selon les étapes, assez chronophage. Dessiner les cubes, définir les cubes au départ, demande beaucoup de temps et de la réflexion.
Travailler avec le cabinet Intis, a permis, avec un regard extérieur, de motiver les troupes quand il fallait. Tout le monde n’avait pas la même énergie à consacrer selon son calendrier. Le contrôle de gestion était parfois en clôture mensuelle ou budgétaire et donc moins disponible. L’informatique était également sur la refonte d’un gros projet. Il faut prendre en considération toutes ces étapes de la vie d’une entreprise.
Cependant, tout s’est bien passé. Il y a eu beaucoup d’avantages pour le back office contrôle de gestion. Mais, bien que nous ayons gagné beaucoup de temps, nous avons conservé des fichiers excel en interne. C’est pour cela que la suite du projet, avec la mise en oeuvre de Workspace (espace de travail web), permettant de mettre à disposition des reportings automatisés disponibles sur le web va être un gros avantage pour les opérationnels. Un avantage qu’ils vont pouvoir voir rapidement. »
