Lucile, Chargée de reporting, de consolidation et d’audit au sein du groupe Raja, témoigne de la mise en oeuvre de l’application de reporting mensuel sur IBM Planning Analytics.
Raja est leader européen BtoB dans la distribution d’emballages, de fournitures de bureaux et d’équipements industriels. La société représente 1.2 milliards d’euros de chiffre d’affaires et 2 millions de clients.
L’application devait permettre de réaliser le reporting mensuel du contrôle de gestion du groupe Raja.
Le logiciel doit vivre. Il ne faut pas l’implémenter et ne plus jamais y toucher. C’est pour cela qu’il est important d’avoir une bonne relation avec le prestataire, une relation donnant-donnant, car cela permet de faire évoluer son logiciel.
Quel contexte a mené à la mise en oeuvre d’une application du reporting mensuel ?
» En 2014, une application est implantée sur l’ancienne version d’IBM Planning Analytics. Elle n’est pas totalement terminée quand l’équipe s’en va. La nouvelle équipe essaye alors de comprendre comment elle fonctionne et ce qu’elle peut faire. On note alors de grosses difficultés pour la faire évoluer et à la maintenir.
Quand cette application a été mise en place, Raja possédait une quinzaine de sociétés. Depuis 2019, elle en compte une trentaine. L’application apparaît alors comme obsolète car elle ne répond plus à nos besoins actuels. En conséquence, nous freinions les évolutions à réaliser. Nous avons donc décidé de faire un audit. On nous proposé 3 solutions :
>Une refonte légère avec quelques quick wins pour améliorer le quotidien
>Reprendre ce qui fonctionnait bien dans la précédente application et l’améliorer
>Une refonte complète en repartant de zéro.
Nous avons opté pour la seconde solution. Le prestataire que nous avons rencontré en 2019 était un ancien contrôleur de gestion. Il a tout de suite compris l’essence de notre besoin et a tout de suite su trouver des éléments pertinents à proposer.
Il nous fallait réunir les trois éléments du fameux triangle d’or des projets : le coût – le temps – la qualité. Nous voulions une application fonctionnelle qui réponde à nos besoins. Nous avions donc besoin de temps. La phase de test a été primordiale. Lancer un logiciel sans le tester représente un risque et l’assurance de mauvais retours de la part des utilisateurs. C’est pourquoi la phase de recette est très importante pour ce type de projet.
Quels bénéfices avez-vous perçu suite à cette refonte ?
Les bénéfices ont été multiples tant pour l’équipe centrale que pour les utilisateurs, aussi bien sur l’application que sur le logiciel. Cela nous a permis d’obtenir une donnée plus fiable, plus représentative des sociétés économiquement parlant. Cette donnée est désormais plus pertinente. Cela nous a également permis d’avoir des devises plus justes, grâce à l’ajout de différents types de taux de change, et une temporalité plus correcte que la précédente. Nous avons en effet ajouté le « year to go » que nous n’avions pas jusqu’ici. Un élément essentiel a aussi été de mettre en place des sous-périmètres pour que les éliminations d’intercos se fassent correctement.
Un autre enjeu était de pouvoir rapprocher au maximum les chiffres de l’outil de reporting avec la consolidation statutaire. Cela n’était pas possible dans notre ancienne application car les flux comptables et les flux de gestion étaient mélangés. Nous ne pouvions donc jamais réconcilier de manière propre les deux bases de données.
Quels conseils donneriez-vous pour réussir ce type de projet ?
Mettre en place un logiciel en même temps qu’une application n’est pas anodin. Cela prend du temps. Il faut que les équipes centrales et opérationnelles soient bien impliquées dans le projet. Il faut travailler main dans la main avec les équipes et le prestataire. Le prestataire nous porte. C’est grâce à lui que l’on obtient ce résultat. Il est donc très important de nouer une relation de confiance avec le prestataire : d’avoir un partenaire plus qu’un prestataire. C’est ce que nous avons trouvé avec Intis. «
Découvrez le témoignage de Media Figaro :