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24 Nov 2020

Prise en main d’un outil de pilotage par le contrôle de gestion

Par INTIS

- Catégories : Pilotage DAF

Témoignage – L’un des consultants Intis raconte son passage du métier de contrôleur de gestion à consultant, notamment dans sa prise en main de l’outil de pilotage IBM Planning Analytics.

Bonjour Mehdi. Tu as travaillé deux ans en tant que contrôleur de gestion dans un grand groupe bancaire Français. Sur quels outils travaillaient les contrôleurs de gestion ?

Nous faisions tout sur Excel : le budget, les analyses des variations, la visualisation des KPI, les extractions du grand livre, les rolling forecast mensuels… Cela représentait une masse importante de données.

Nous avions également un outil de datavisualisation sur lequel nous avions accès à tous les reportings. Nous retournions cependant vite aux outils bureautiques puisque nous faisions ensuite des extractions pour faire nos reportings dans Excel.

A quelles difficultés étiez-vous confrontés lors de la prise en main des outils de pilotage ?

prise en main

Les clôtures mensuelles étaient particulièrement longues. D’une part, parce que les procédures n’ étaient pas claires et d’autre part, parce que nous avions une multitude de sources de données de laquelle venaient nos chiffres, tous différents évidemment : ERP, Datavisualisation, données extraites d’un outil interne…
Nous avions également une difficulté à gérer les exceptions de traitement, liée à un modèle statique et à une inflexibilité d’Excel, dont les fichiers se révélaient de plus en plus lourds au fil du temps.

Quelles inquiétudes l’utilisation de ces outils soulevait-elle ?

 

Nous avions une crainte constante que les chiffres soit faux. Cela tenait surtout au fait que l’outil était principalement géré par l’IT, sans concertation avec le métier. Les règles de gestion étant décidées par l’IT, cela entraînait une dépendance des métiers pour les évolutions et les mises à jour de référentiel, ainsi qu’une remise en cause de ces règles par les contrôleurs.
Autre raison de notre crainte : les chiffres étaient retraités manuellement sur Excel. Ce qui signifie qu’il n’y avait pas d’historique, pas de continuité d’un mois sur l’ autre dans l’outil informatique. Cela devenait particulièrement problématique si on devait rajouter un axe d’analyse, ce qui l’ est moins avec les outils multidimensionnels.
A cause de ce retraitement manuel, nous n’ avions pas de traces de nos changements, ce qui pouvait avoir comme conséquence un questionnement de la donnée quelques temps plus tard. Nous n’ avions pas de documentation, pas de commentaires pour expliquer les changements. Comme l’outil et les référentiels n’ étaient pas mis à jour, les chiffres étaient faussés et l’IT n’ était pas au fait de ce qu’il se passait côté opérationnel.

Comment étaient gérées les données ?

 

prise en main outil Les données n’étaient pas uniformisées. Lors du processus budgétaire, les données historisées arrivaient sous différents formats en fonction des services. Les contrôleurs devaient donc les préparer avant le budget et cela pouvait prendre des mois. Cela devenait vraiment laborieux quand plusieurs services étaient concernés, sachant que tous n’ avaient pas le même outil.
Ce processus manuel engendrait une perte de temps et des erreurs potentielles. Il y avait également un problème de volumétrie. Comme tout était fait sur Excel avec des liens entre classeurs et sans documentation, on ne s’y retrouvait plus.

Tu es désormais consultant en pilotage de la performance. Qu’est-ce qui t’as poussé à
basculer sur la mise en œuvre d’outils dédiés aux financiers ?

 

Je ressentais une appétence pour les outils informatiques.
Si on envisage le métier sur le long terme, on sait que le contrôleur devra désormais maîtriser les outils. A minima, savoir les utiliser, mais également comprendre la production de données et parvenir à faire croire en elle. Participer à la création et au développement de la donnée la rend légitime aux yeux des contrôleurs.
Je ressentais également une forte dépendance à l’IT. J’avais donc la volonté d’acquérir des compétences clé afin de minimiser cette dépendance. Appeler l’IT 30 fois par jour pour résoudre un problème, ce n’est pas jouable. Cela engendre une guerre entre Finance et Informatique, d’où l’importance de l’autonomie des métiers tout en sachant communiquer et travailler ensemble.

Comment s’est déroulé la prise en main de l’outil ?

 

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