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05 Fév 2019

Pourquoi et comment éviter la multiplication des outils informatiques au sein de l’entreprise ?

Par Gabrielle Boulanger

- Catégories : Non classéPublications

Nathalie Bouquet nous partage sa vision d’une des priorités dans la gestion des outils de performance : pourquoi et comment éviter la multiplication des outils ?

NATHALIE BOUQUET

Fonctions Contrôle de gestion avec une forte dominante informatique et opérationnelle

★ Responsable Supply Chain.
★ Administrateur de TM1 IBM COGNOS
★ Responsable de projets NAVISION
★ Autres ERP et logiciels de BI utilisés

Bonjour Nathalie,

Quelles problématiques la multiplication des outils soulève-t-elle au quotidien ?

Cela soulève plusieurs problématiques pour l’entreprise. D’une part, un problème de fiabilité des données si elles sont saisies dans différents logiciels, voire pire, dans des outils bureautiques. D’autre part, multiplier les outils suppose une multiplication des coûts, puisque cela implique la mise en place d’interfaces, de la maintenance, des administrateurs… Dès que l’on fait évoluer un outil, cela a des effets de bord sur les autres, ce qui démultiplie les risques.

Démultiplier les outils, c’est aussi complexifier et alourdir le travail des équipes. Ne pas en tenir compte génère souvent de la frustration au sein des équipes, qui vivent l’arrivée d’un nouveau logiciel comme une source de travail supplémentaire sans contrepartie suffisante. Elles ont souvent vécu un temps d’adaptation non négligeable. Sans compter les projets qui échouent et qui sont de nouveau planifiés sous la forme d’un nouvel outil ou de nouvelles équipes externes.

Par ailleurs, les outils mis en place sont souvent disproportionnés par rapport aux besoins, ce qui implique des modules inutilisés, et donc des coûts inutiles et non négligeables dans les budgets alloués.

Quels sont les facteurs qui favorisent la multiplication des outils de pilotage dans une même organisation ?

L’incapacité à remettre en cause l’existant est un facteur très important. Il est essentiel de se poser les bonnes questions bien en amont du projet : quelle complémentarité avec l’existant ?

Quel doublon ? Est-ce que ce logiciel répond aux besoins du plus grand nombre ? Et si non, comment répondre aux autres besoins ?

La remise en cause de l’existant permet de savoir où l’on se situe, vers quoi on souhaite évoluer et d’évaluer les besoins à venir. C’est aussi une occasion rêvée de jauger la pertinence des process actuels.

C’est ainsi que l’on peut éviter la mise en place d’un outil trop rigide et donc inadapté au besoin. Si les activités sont multiples au sein de l’entreprise, c’est encore plus compliqué.

Cette étape est longue et fastidieuse mais elle permet d’éviter bien des erreurs, de limiter les coûts, de gagner du temps en aval et d’avoir des processus plus cohérents.

La culture d’entreprise est également un facteur à prendre en compte car il existe souvent une grande résistance au changement dans les organisations, et par conséquent, une difficulté à s’adapter et à participer efficacement au projet à venir. De plus, d’un manque de culture des systèmes d’information peut naître un manque de connaissance des bonnes pratiques.

Enfin, l’outil est rarement pensé à 360°. Le client se concentre essentiellement sur des besoins ponctuels. Il n’y a aucune projection sur le long terme. Cela mène parfois à un mauvais choix d’outil, celui-ci n’étant pas forcément adapté aux besoins métiers, ou tout simplement trop complexe et trop lourd par rapport à l’environnement de l’entreprise.

En conséquence, le client se trouve confronté à un rapport coût/avantage peu favorable. Il va mettre en place un outil très cher qu’il ne sera pas en mesure de maintenir efficacement.

Que préconiseriez-vous pour éviter cette situation ?

Un véritable chef de projet est un élément incontournable pour la mise en œuvre du projet. Mais son arrivée doit être précédée d’une bonne communication interne. Impliquer, fédérer sont les maîtres mots de la réussite d’un projet. Ne pas oublier également la nécessité d’un intégrateur spécialisé dans le logiciel en question. Un généraliste n’aura pas la même expérience et pourra négliger involontairement des aspects du logiciel qui seront pourtant primordiaux dans l’expression du besoin du client.

Par ailleurs, l’expression des besoins « métiers » peut s’avérer fastidieuse à traduire. Les équipes ne mesurent pas toujours les enjeux liés au projet et ne visualisent pas à la fois la finalité de l’outil mais aussi son mode de fonctionnement. Elles ne se projettent tout simplement pas dans ce nouvel environnement.

La pédagogie est également un atout majeur car, pour qu’un outil soit efficace, les utilisateurs doivent s’adapter à lui et non l’inverse. Reproduire l’existant et surtout les méthodes de travail est une erreur fondamentale qui se réalise dans la majeure partie des projets. Encore une fois, c’est le bon moment pour remettre en cause les process, les règles, les modes de communication interne…

Enfin, et je le répète sans cesse, prenez le temps ! Beaucoup de projets échouent car les logiciels sont trop vite installés, sans réflexion aboutie. »