Un responsable du contrôle de gestion chez un acteur de la grande distribution témoigne sur son quotidien après l’implémentation d’un outil de pilotage de la performance. Il nous raconte comment le contrôle de gestion maintient et fait évoluer son outil en toute autonomie.
Interview – la voix de l’utilisateur
» Nous avons mis en place Planning Analytics pour sa facilité d’utilisation et pour sa rapidité de mise en oeuvre. Les utilisateurs devaient pouvoir avoir accès en permanence à des données fiables et centralisées. Ils devaient pouvoir faire des analyses sur des données sécurisées. Dans le triptyque « je constate, j’analyse, j’agis », le constat est fait dans l’outil.
Vous utilisez les solutions IBM de pilotage de la performance. Quel était le point de départ ?
Quand je suis arrivé dans l’organisation, il y a 9 ans, il n’y avait pas de contrôle de gestion. Il n’y avait pas d’outils pour le pilotage de la performance. L’objectif était de mettre en place des process pour permettre aux contrôleurs de gestion d’obtenir une donnée historisée et simple d’accès, permettant de faire une analyse rapide en toute confiance. Nous sommes donc partis de l’outil IBM Cognos. Nous en avons profité pour mettre en place un ERP et un outil pour consolider nos résultats.
Les 3 outils travaillant et communiquant ensemble, nous avons mis en place plusieurs process pour sécuriser la donnée et obtenir une alimentation industrielle, provenant des systèmes comptables et connexes à l’entreprise. Le but étant d’éviter la saisie manuelle pour que le contrôleur de gestion soit serein sur son analyse historique des données sur une période longue : 3 ans, 5 ans…etc.
Comment a évolué le périmètre d’action de l’outil de pilotage de la performance?
Au départ, la solution mise en œuvre était étendue à un périmètre d’établissements relativement réduit (200 à 250 magasins) et sur un périmètre fonctionnel beaucoup plus réduit. Aujourd’hui, près de 2000 établissements sont gérés dans l’outil sur un aspect fonctionnel et opérationnel. Nous avons également intégré nos données financières. Cela a permis d’élargir le point de vue du contrôleur de gestion de l’entreprise, qui obtient une vue opérationnelle et commerciale des données qui l’intéressent.
Comment se passent les reportings et les budgets ?
Nous avons très rapidement mis en place les reportings pour permettre aux opérationnels et aux financiers d’obtenir des données fiables et consultables facilement. Ensuite, nous avons commencé à construire notre budget. Nous avons expérimenté les possibilités de simulation budgétaire de l’outil IBM. Il permet de charger la donnée et de connaître les résultats rapidement, ce qui est plus pratique qu’Excel.
Comment avez-vous fiabilisé les données ?
L’objectif était aussi d’industrialiser les alimentations pour éviter les saisies manuelles. Elles sont sources d’erreurs, ce qui est normal puisque c’est humain. C’est pour cela que nous avons nous avons tenu à ce que l’outil de pilotage de la performance soit alimenté de façon industrielle et automatique. Sans que l’action de l’homme ne vienne interférer avec la donnée.
IBM Cognos et Planning Analytics, pour vous quels sont les avantages de ces outils de pilotage de la performance ?
Les avantages que j’ai trouvé aux solutions IBM par rapport aux autres outils de pilotage financier du marché sont la disponibilité en temps réel des données. Le fait de ne pas avoir besoin d’attendre que le calcul soit finit pour obtenir des calculs agrégés et justes. C’est un immense avantage puisque lorsque l’utilisateur entre une donnée il peut immédiatement commencer à l’analyser. Le deuxième avantage, c’est la volumétrie quasiment infinie. Nous chargeons au moins 60 millions de lignes par semaine. Qu’il s’agisse de volumétrie, de temps d’accès ou d’historisation, l’outil est vraiment parfait.
Comment se passe la prise en main de l’outil de pilotage de la performance ?
L’outil peut paraître un peu complexe parce qu’il y a beaucoup de dimensions, mais rapidement cela devient vite un jeu : bouger les dimensions dans les vues, les exporter sous Excel. Il devient presque ludique d’être dans Cognos et de jouer avec. Les utilisateurs se prennent vite au jeu.
Quel retour sur investissement avez-vous constaté ?
Il est difficile de calculer le ROI dans une démarche chiffrée. Mais nous avons constaté des améliorations à la suite de l’intégration de l’outil. Nous avons par exemple des clients qui payent souvent en faux billets. Nous avons regardé quels établissements étaient le plus concernés par cette pratique et nous avons mis en place des procédures de contrôle dans ces établissements. Aujourd’hui les faux billets ont quasiment disparu. C’est grâce à cet outil de pilotage financier que nous avons pu constater, dans le temps, où se situaient les problèmes et compris comment les traiter rapidement.
Qu’apportent les nouveautés de planning Analytics en matière de pilotage financier ?
Nous sommes en pleine migration depuis Cognos vers Planning Analytics. Je souhaite que mes utilisateurs découvrent les avantages de workspace. La facilité que nous avons à créer des rapports, sans forcément maîtriser les outils informatiques. Il suffit de mettre un graphique dans un tableau et celui-ci s’alimente de façon autonome. Cela devrait permettre à nos opérationnels qui ne sont pas toujours friands d’Excel ou de la création de graphiques, d’utiliser workspace pour fabriquer les rapports dont ils ont besoin, les sauvegarder et les utiliser au quotidien.
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