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28 Déc 2019

Pilotage de la performance au quotidien – Témoignage

Par INTIS

- Catégories : La voix de l'utilisateur

Un responsable du contrôle de gestion nous livre son témoignage avec pour sujet :  son quotidien après l’implémentation d’un outil de pilotage de la performance. Il nous raconte comment le contrôle de gestion maintient et fait évoluer son outil de pilotage en toute autonomie.

Je m’appelle Christophe Chattelee, je suis responsable du contrôle de gestion chez un acteur de la grande distribution. On a mis en place Planning Analytics pour sa facilité d’utilisation et pour sa rapidité de mise en place. Afin de permettre à nos utilisateurs d’avoir un accès en permanence à des données fiables et centralisé. Ceci leur permet de pouvoir faire des analyses sans se préoccuper de la sécurité de la donnée. Dans le triptyque « je constate j’analyse j’agis » le constat est fait dans l’outil. Les données sont sécurisées, ils n’ont plus qu’à se préoccuper de l’analyse qui font de ces données-là.

Vous utilisez les solutions IBM pour traiter vos données. Quel était le point de départ ?

Quand je suis arrivé dans cette structure, il y a 9 ans, il n’y avait pas de contrôle de gestion. il n’y avait pas d’outils. L’objectif était de mettre en place des process pour permettre aux contrôleurs de gestion d’avoir une donnée historisée, simple d’accès, qui permet de faire une analyse rapide et surtout en confiance. Nous sommes donc partit de l’outil IBM Cognos. Nous en avons profité pour mettre en place un ERP et un outil pour consolider nos résultats.

Les 3 outils travaillant et communiquant ensemble, nous avons mis en place plusieurs process pour sécuriser la donnée et en obtenir une alimentation industrielle, provenant des systèmes comptables et connexes à l’entreprise. Le but étant d’éviter la saisie manuelle pour que le contrôleur de gestion soit serein sur son analyse historique des données sur une période longue : 3 ans, 5 ans…etc.

Comment a évolué le périmètre d’action ?

Au départ, la solution mise en œuvre était étendue à un périmètre d’établissements relativement réduit (200 à 250 magasins) et sur un périmètre fonctionnel beaucoup plus réduit. Aujourd’hui près de 2000 établissements sont gérés dans l’outil sur un aspect fonctionnel et opérationnel. Nous avons également intégré nos données financières. Ceci a permis d’élargir le point de vue du contrôleur de gestion de l’entreprise, qui obtient une vue opérationnelle et commerciale des données qui l’intéressent.

Comment se passent les reportings et les budgets ?

Nous avons très rapidement mis en place les reportings pour permettre aux opérationnels et aux financiers d’obtenir des données fiables et consultables facilement. Ensuite nous avons commencé à construire notre budget. Nous avons expérimenté les possibilités de simulation budgétaire de l’outil IBM. Il permet de charger la donnée et connaître les résultats rapidement, ce qui est un peu plus pratique qu’Excel.

Comment avez-vous fiabilisé les données ?  

L’objectif était aussi d’industrialiser les alimentations pour éviter les saisies manuelles. Elles sont sources d’erreurs, ce qui est normal puisque c’est humain. C’est pour cela que nous avons nous avons tenu à ce que l’outil soit alimenté de façon industrielle et automatique. Sans que l’action de l’homme ne vienne interférer avec la donnée.

IBM Cognos et Planning Analytics, pour vous quels sont les avantages ?

Les avantages que j’ai trouvé aux solutions IBM par rapport aux autres outils du marché sont la disponibilité en temps réel des données. Le fait de ne pas avoir besoin d’attendre que le calcul soit finit pour obtenir des calculs agrégés et justes. C’est un immense avantage puisque lorsque l’utilisateur entre une donnée il peut immédiatement commencer à l’analyser. Le deuxième avantage, c’est la volumétrie quasiment infinie, nous commençons à charger dès 60 millions de lignes par semaine. Qu’il s’agisse de volumétrie, de temps d’accès ou d’historisation l’outil est vraiment parfait.

Comment se passe la prise en main de l’outil ?

L’outil peut paraître un peu complexe parce qu’il y a beaucoup de dimensions, mais rapidement cela devient comme un jeu : bouger les dimensions dans les vues, les exporter sous Excel. Il devient presque ludique d’être dans Cognos et de jouer avec. Les utilisateurs se prennent vite au jeu.

Quel retour sur investissement avez-vous constaté ?

C’est difficile de calculer le ROI dans une démarche chiffrée. Mais nous avons constaté des améliorations suite-à l’utilisation de l’outil. Par exemple : Nous avons des clients qui nous payent souvent en faux billets. Nous avons regardé quels établissements étaient le plus concernés par cette pratique et nous avons mis en place des procédures de contrôle dans ces établissements. Aujourd’hui les faux billets ont quasiment disparu. C’est grâce à l’outil que nous avons pu constater, dans le temps où se situaient les problèmes et les traiter aussi rapidement.

Qu’apportent les nouveautés de planning Analytics ?

Nous sommes en pleine migration depuis Cognos vers Planning Analytics. Je souhaite que mes utilisateurs découvrent les avantages de workspace. La facilité que nous avons à créer des reports, sans forcément maitriser les outils informatiques. Là c’est vraiment du drag-and-drop, il suffit de mettre un graphique dans votre tableau, ensuite il s’alimente de façon autonome. Cela devrait permettre à nos opérationnels qui ne sont pas toujours friands d’Excel ou de la création de graphiques, d’utiliser workspace pour fabriquer les reports dont ils ont besoin, les sauvegarder et les utiliser au quotidien.

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