Interview – Franck Houtart (Dassault Systèmes) est Finance Director, Revenue Modeling FP&A Corp. Il témoigne sur un projet de pilotage du plan commercial, mis en oeuvre avec TM1/IBM Planning Analytics with Watson.
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Quelle est l’activité de l’organisation ?
La société propose aux entreprises et aux particuliers des solutions logicielles permettant à ses clients de créer de nouveaux produits et services innovants. Le groupe est présent dans plus de 140 pays et compte 20 000 collaborateurs.
Quel contexte a mené au projet de pilotage du plan commercial ?
Début 2021, il nous est demandé de pouvoir suivre, dans nos cycles de prévisions, nos bookings (commandes) et nos revenus (ventes) en complète corrélation et synchronisation (pour les Licences, Maintenance, Subcriptions, cloud, et services). Nous devons particulièrement suivre les subscriptions (abonnements annuels).
C’est un vrai changement d’envergure, outil et organisationnel, qui nous est demandé dans un laps de temps très court. Nous avons alors mis en place l’organisation et les outils en deux phases :
> En Juillet 2021, dans le cadre de notre plan à trois – six ans (en déterminant les Bookings à partir des Revenus)
> En Septembre 2021, dans le cadre de notre sales plan annuel 2022 (en déterminant les Revenus à partir des Bookings).
Quels besoins y avait-il ?
Mieux se comprendre, mieux analyser
Nous voulions intégrer le sujet « booking » pour mieux comprendre et mieux analyser. Il y avait un enjeu de langage. En effet, certains utilisateurs raisonnaient en bookings pour arriver à obtenir les revenus, d’autres raisonnaient en revenus. Nous avions besoin que chacun raisonne en bookings ET en revenus pour mieux se comprendre.
Homogénéiser la méthode de calcul
Auparavant, les différents contributeurs saisissaient les ventes dans l’application (IBM TM1/Planning Analytics), sans possibilité d’obtenir une estimation des commandes initiales. A partir de ces informations, nous souhaitions pouvoir déterminer les bookings, en calculant les prévisions de façon la plus homogène possible. Là où, auparavant, il y avait autant de méthodes de calculs que de profils d’utilisateurs.
Connaissance des applications
Nous avions également besoin de refondre les applications. La précédente application, créée il y a 7 ans, a évolué. En effet, nous avons dû faire face à de plus en plus de demandes jusqu’à atteindre un seuil critique.
De plus, l’application avait été construite par une personne au profil fonctionnel qui est partie. Le départ de ce sachant a entraîné une perte de connaissance sur l’application.
Simplification
Construite au fur et à mesure, uniquement avec des règles de gestion, sa modélisation manquait de simplicité et demandait à être optimisée. Elle était devenue une usine à gaz, à la granularité trop fine pour nos besoins et dans laquelle il manquait des processus.
Besoin d’une personne technique
L’outil, créé par la Finance et sans implication de l’IT, était difficile à gérer d’un point de vue technique. Il y avait donc besoin d’une personne technique pouvant faire passer les règles en processus, permettant les transferts de données d’un cube à un autre.
A quelles demandes le projet devait-il répondre ?
Il nous fallait mettre en œuvre une solution correspondant à un cahier des charges complexe. Et ce, en respectant le planning et les dates prévues de mise en production, dans une logique de limitation des coûts. Il nous fallait une équipe technique capable d’accompagner notre équipe fonctionnelle, proposant un œil extérieur et fournissant une expertise pour proposer des solutions adéquates. Elle devait pouvoir comprendre les spécificités du secteur d’éditions de logiciels industriels. L’outil mis en place devait être évolutif, nous permettant d’élargir le périmètre dans le futur.
Qu’avez-vous mis en œuvre pour répondre à ces besoins ?
Afin de pouvoir déduire le nombre de commandes menant à ces ventes, nous avons créé une application permettant de calculer automatiquement les commandes (bookings) à partir de la saisie des ventes (revenus). En se basant sur les prévisions de l’année en cours et en appliquant des pourcentages de croissance et de pertes, nous sommes désormais en mesure de calculer automatiquement les prévisions des commandes et les ventes sur 6 ans.
Une seconde application permet de calculer les prévisions des ventes en partant de la saisie des commandes, pour l’année n+1. Cela permet d’éviter une double-saisie (ventes + commandes). Les équipes saisissent uniquement les commandes pour obtenir automatiquement les ventes prévues pour l’année suivante.
Comment le consultant technique vous a-t-il accompagné dans cette mise en œuvre ?
Le consultant technique, expérimenté, devait pouvoir cadrer nos besoins et nous indiquer les améliorations possibles. A l’aide de pocs (proof of concept), le consultant a permis de nous projeter dans ce que nous pouvions faire. Il nous a montré que nous pouvions répondre à des besoins importants grâce à des modifications simples. Cela a été l’élément déclencheur qui a permis d’envisager le second projet, « sales plan » pour les prévisions de l’année N+1. Il a également pu proposer des évolutions à la suite des premières livraisons.
Comment vous êtes-vous organisé pour mener à bien ce projet de pilotage du plan commercial ?
Nous avons fait une demande de support et d’expertise auprès d’Intis : le consultant s’est chargé du design et de la construction des modélisations dans l’outil de pilotage :
- Le Corporate Revenue Plan 2022-2023-2024 (livré en juillet 2021) en modélisation Revenue to Bookings
- Et le Sales Plan 2022 en modélisation Bookings to Revenue (de septembre 2021 à février 2022).
J’ai travaillé en binôme avec le consultant. J’ai établi et confirmé les besoins fonctionnels et métiers. Le consultant est intervenu sur la partie technique.
Nous avons sécurisé tous les liens, processus et gouvernance avec le process core/outil de ces deux cycles, en collaboration avec l’ensemble de l’équipe Revenue Modeling FP&A Corp.
Nous avons communiqué avec tous les participants et bénéficiaires de ce projet pour confirmer les besoins et résultats attendus (Finance Corp, Geos, Brands, Industries, Réseaux de ventes, Services, Sales opérations).
Comment ces applications de pilotage du plan commercial ont-elles été reçues par les équipes ? Quels résultats avez-vous pu noter ?
Nous avons noté une réticence des utilisateurs au départ. Mais les Proof of Concept, démo et tests, ont montré ce qu’il était possible de faire et ont été les éléments déclencheurs de la décision de refonte des applications. Les utilisateurs ont peu à peu pris confiance dans l’outil. Ce qui a permis d’instaurer le passage à une saisie unique.
Le projet a permis un gain de temps pour les utilisateurs et le top management, une utilisation plus simple des applications et un accès à de nouvelles informations.
Quels ont été les facteurs clés de succès du projet ?
L’un des facteurs déterminant dans la réussite de ce projet a été une grande compréhension du besoin de la part du consultant. Il y a eu beaucoup d’interactions et de temps passé ensemble lors de notre travail en binôme pour expliquer, se faire expliquer et challenger les besoins.
Une très grande flexibilité (souvent en mode Proof of Concept) avec des allers-retours constants au sein du binôme, avec l’équipe et les futurs utilisateurs de ces solutions, a aussi permis d’atteindre nos objectifs.
Un autre facteur de réussite a été la mise en place, dès le début, d’une architecture flexible. Celle-ci a permis des adaptations rapides et faciles tout au long du projet et de ces cycles. Nous gardions en ligne de mire la sécurisation de cette flexibilité et l’adaptation de l’architecture pour faire facilement face aux besoins futurs.
Enfin, la rapidité d’exécution et de mise en place des outils a été décisive. Le projet et la définition des besoins ont commencé relativement tard. Cela a demandé à l’équipe Revenue Modeling et à l’équipe Intis beaucoup d’agilité pour pouvoir sécuriser la construction des applications, le process et la gouvernance qui s’y attachent.
Quelles sont les évolutions prévues ?
Nous avons comme objectif à terme de mettre en place un process complètement intégré pour tous les cycles de revenus « Bookings to Revenue », s’appliquant à tous les types de revenus (Licences, Maintenance, Souscription, cloud, services).
Nous souhaitons également refondre l’architecture de tous nos outils IBM TM1/Planning Analytics (One Company Planning), offrant la même flexibilité et adaptabilité que celles mises en place dans les outils « Bookings to Revenue ».
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