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30 Déc 2019

Des outils du contrôle de gestion administrés par le métier

Par INTIS

- Catégories : La voix de l'utilisateur

Un accès en permanence à des données fiables, centralisées, qui permettent de faire des analyses… Un témoignage sur les outils du contrôle de gestion et un pilotage de la performance vécu au quotidien avec les solutions IBM.

Maintien et évolution des outils du contrôle de gestion, comment ça se passe au quotidien ?

Le maintien et l’évolution de l’application sont faits au quotidien, suivant 2 dimensions : le maintien de l’existant, on s’assurer tous les jours que tous les éléments sont bien dans les référentiels qui alimentent Cognos (BI) et Planning Analytics (outil de budget et d’analyse). Si un nouvel établissement arrive, il faut s’assurer que l’outil le reconnaisse comme tel pour qu’il n’y ait pas de rejet à l’alimentation. La 2ème chose, c’est l’évolution de l’outil. Nous faisons des points opérationnels réguliers avec les contrôleurs de gestion pendant lesquels ils expriment leurs besoins.

En ce moment, on travaille sur un projet de cube. Nous sommes présents pour les aider à comprendre le multidimensionnel. Au-delà d’une dizaine de dimensions dans un cube, cela devient compliqué. Nous en avons fait l’expérience : on nous a demandé 25 dimensions dans un cube. Nous l’avons fait parce que la demande était forte. On s’est rapidement rendu compte avec l’utilisateur que ça ne fonctionnait pas, il y avait trop de dimensions. Nous avons donc a réduit la volumétrie en regroupant certaines dimensions et en supprimant celles qui n’étaient pas foncièrement utiles. Aujourd’hui, le cube en question tourne très bien et est beaucoup plus facile d’utilisation.

Etes-vous autonomes sur votre application ?

L’IT n’intervient pas du tout. Je gère les aspects techniques des serveurs, ainsi que l’aspect fonctionnel et l’aspect technico-fonctionnel. Cela me permet de maîtriser et d’aller beaucoup plus vite. En 3 jours on est capable de monter un cube. On gère 60 millions de lignes alimentées tous les jours. Cela se fait beaucoup plus facilement que sur d’autres outils du contrôle de gestion. Cela nécessite tout de même une structure centralisée, standardisée et contrôlée.

Mettre en place des sécurités utilisateurs est également un élément important. Tout le monde ne peut pas avoir la visibilité sur tout et n’a pas forcément le droit d’écrire dans les cubes. Quand un nouvel utilisateur arrive, sa hiérarchie nous fait part des informations auxquelles il peut avoir accès. Bien évidemment, il y a des données sensibles. Donc certaines personnes ont des accès restreints et d’autres des accès beaucoup plus larges. Cela se fait avec l’IT chez nous. On s’assure que le niveau de sécurité est optimum parce qu’on ne peut pas laisser toutes les données accessibles à tous.

Comment accompagnez-vous les utilisateurs ?

Nous avons un rôle d’apporteurs de solutions. Quand on constate une problématique, nous sommes force de proposition. Par exemple, on peut  apporter une solution qui permet d’alléger les traitements. On l’a vu encore récemment sur une usine à gaz que les comptables créaient pour une chose bien spécifique. On a repris leurs formules, on va les mis dans l’outil Cognos pour obtenir les résultats calculés en temps réel. Et cela fonctionne : tous les matins à 9h, les calculs sont là. Il n’y a pas besoin de passer beaucoup de temps dessus.

Comment sont impactés les utilisateurs ?

L’outil Cognos a quand même relativement impacté les équipes contrôleuses de gestion chez nous. Maintenant, quand un nouvel arrivant se présente, il obtient tout de suite son login Cognos, il a une formation à disposition et commence tout de suite à travailler sur les reportings de ses établissements, uniquement accessibles sur Cognos. C’est un gain de temps énorme et un gain de sécurisation de la donnée. Une donnée qui sort de Cognos est industrielle, automatisée. La formule a été validée, la donnée est forcément fiable.

Existe-t-il un lien entre les outils du contrôle de gestion et la direction générale ?

Tous les reportings sont produits à partir de Cognos, puisque qu’il fait partie des outils du contrôle de gestion. Les clôtures sont faites mensuellement. Quand les résultats sortent, ils sont présentés à la hiérarchie et aux opérationnels. Toutes les présentations sont faites sur cette base. On a les moyens d’avancer, de développer, de migrer, de passer de Cognos à Planning Analytics sans problème. La direction sait très bien que c’est devenu un outil incontournable.

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