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22 Déc 2020

Maintien et évolution du référentiel – Outil de BI

Par INTIS

- Catégories : Témoignages projets

On parle souvent des éléments à prendre en compte en amont et au cours d’un projet d’implémentation d’outil de BI, d’analyse financière et de prévisions. Cette prise en compte permet d’en garantir la réussite. On parle moins souvent de l’après. Comment maintenir et faire évoluer l’application, une fois celle-ci construite ? Les règles de gestion évoluent, de nouveaux produits sont créés, une nouvelle usine vient d’ouvrir… Comment intégrer ces nouvelles données dans notre outil de BI et d’analyse financière ? Tout cela doit aussi se penser en amont.

Richard Aznar est directeur du contrôle de la performance, consultant, manager de transition dans les secteurs des assurances, services et distribution. Il répond à nos questions au sujet du maintien et l’évolution des référentiels.

Bonjour Richard. Vous intervenez régulièrement au sein de directions financières. Qu’avez-vous constaté en termes de gestion des référentiels d’outils de BI et d’analyse financière ?

 

“Lors de mes interventions, que cela soit en tant qu’acteur de l’entreprise ou dans un rôle de conseil, j’utilise les outils et exploite les données de mes clients. Je fais donc face aux problématiques bien connues de périmètres et de qualité des données. La qualité des données repose sur un certain nombre de points : la disponibilité, la fraîcheur, les périmètres considérés ou non, la pertinence des outils utilisés pour les consolider… Je suis également confronté au sujet de la gestion des référentiels, qui, compte tenu de l’activité, évoluent régulièrement. Plus simplement : relier ” le fil vert au bouton vert”, dans le temps. C’est un point majeur. J’ai récemment vécu plusieurs situations qui ont basculé à cause de maintenances de référentiels déficientes.

Pourquoi est-ce primordial d’attacher autant d’importance à la qualité des référentiels ? Quels sont les risques si le référentiel n’est plus maintenu ?

Il y a dans chaque projet une problématique de qualité des données. Le sujet de cette maintenance dans le temps est trop souvent minimisé. Par expérience, sur un temps long, avec une maintenance correcte des outils, ce sont essentiellement les sujets liés au référentiel qui feront se dégrader les rendus. Avec, on s’en doute, des conséquences lourdes.

Un client m’a répondu, lorsque je l’interrogeais sur la provenance de la données alimentant les reportings : ” je ne sais pas, mais comme tout le monde utilise la même base, si c’était faux, on le saurait “. Ce qui ne m’a pas totalement rassuré, je dois l’avouer…

Les risques sont bien sûr financiers : décisions sur des bases erronées, coût de rattrapage qui peut s’élever en dizaines de K€, voire nouveau projet + migration. Il y a également un risque en termes d’image de la direction financière et de confiance dans les chiffres de l’entreprise car, à terme, le cumul des écarts apparaîtra.

Comment en arrive t-on à une problématique de gestion du référentiel ?

 

Trois expériences récentes auprès de clients vont souligner le sujet :

– Le départ/ la perte des compétences :

 

C’est le cas d’un acteur industriel qui a mis en œuvre un projet d’envergure (plusieurs centaines de k€ sur 1 an), intégrant une réelle complexité de gestion liée à des règles de facturation multiples. La phase de mise en œuvre du projet a été bien gérée. Le sujet du référentiel a été adressé en amont avec la formation de 2 personnes chargées du maintien. Au départ des deux personnes compétentes (car il arrive assez fréquemment de voir les personnes en charge de ce type de projet partir dans l’année qui suit la mise en œuvre), le courage de reprendre cette gestion complexe avec hauteur, et de recruter des effectifs capables, a manqué. Deux ans plus tard, l’ensemble, qui se compte en centaines de milliers d’euros, est clairement en péril.

– Penser que mettre des moyens suffisants pour le maintien et l’évolution n’est pas nécessaire

 

Un courtier pour lequel je suis intervenu, aux besoins importants avec une certaine complexité, n’a tout simplement pas envisagé d’allouer des moyens particuliers à la gestion des outils, considérant que cela allait ” naturellement de soi”

– Le sachant unique

 

Une PME de services a confié son référentiel à un unique collaborateur, sans réel suivi. Aujourd’hui en position de force car devenu clé, et faute d’autres compétences en interne, il bloque depuis plusieurs années toute évolution pour garder son pouvoir, provoquant une dégradation des rendus.

Que préconisez-vous pour contourner ces freins et limiter les risques ?

Il faut s’approprier le sujet, faire preuve, là aussi, de courage dès la conception, en répondant à deux questions simples: qui est chargé de maintenir les différents éléments de la solution ? Avec quels moyens dans le temps ?

Car les réponses apportées influenceront le choix de la solution technique retenue, le choix de l’équipe projet et de l’intégrateur.

Qui est le mieux placé pour gérer au mieux le sujet du référentiel d’un outil de BI et d’analyse financière ?

 

Aujourd’hui, les outils de pilotage modernes sont facilitants. Ils suggèrent automatiquement des reportings ou des analyses pertinentes et génèrent des tables de rejet automatiques pour faciliter la gestion.

Pour la maintenance, la règle est simple. La personne en charge doit être le plus proche possible de l’utilisateur final ou de celui qui connaît l’usage de ces données.

Dans notre cas, c’est principalement la Finance, et particulièrement le contrôle de gestion ou les équipes de consolidation, qui sont toutes désignées. Les équipes ” projet”, peuvent avoir ce rôle, en partie ou totalement. Cette organisation se rencontre plutôt dans les entreprises de taille importante.

Les équipes IT sont souvent sollicitées sur ce point. Mais, à de rares exceptions, ce n’est pas la bonne solution pour les référentiels métiers. Enfin, une solution intelligente et malheureusement trop souvent écartée à priori est la TMA ( Tierce Maintenance Applicative).

La TMA est pourtant considérée comme chère et pas forcément nécessaire…

 

proOui, on reçoit des factures régulièrement et elles matérialisent un coût. Mais cela doit s’étudier. Car en considérant les enjeux, il est parfois bien plus avantageux d’acheter une compétence avec qualité et sécurité (le fournisseur porte l’obligation de résultat) sur un sujet aussi structurant, plutôt que d’immobiliser des effectifs dont on n’a pas besoin à temps plein ou de le confier à des ressources non volontaires ou peu compétentes. C’est  d’ailleurs la TMA qui actuellement sauve l’acteur industriel évoqué plus haut.

La gestion du référentiel des outils à moyen et long terme doit être pleinement considérée. C’est un point indispensable pour la qualité des productions de la direction financière.

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