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18 Déc 2019

La sécurisation et la fiabilité des données

Par INTIS

Un accès difficile aux différentes sources de données, une diversité d’outils multipliant les intégrations, la réconciliation des données, la maintenance à mettre en place, des échanges de fichiers, des copier-coller, un délai de production des reportings trop long, une gestion parfois fastidieuse des droits d’accès… Les causes menant à une données questionnée sont nombreuses… Elles amènent généralement les sujets de la sécurité et de la maîtrise de la donnée.

Le symptôme 

Vous sortez vos derniers chiffres devant le Comex. Mais autour de la table, la donnée est questionnée, notamment entre celle établie par les directions opérationnelles et celle consolidée par la direction financière. Cela impacte la stratégie, les prises de décision.

 

Le diagnostic

  •  Les outils (comptables, de consolidation,…) ne communiquent pas entre eux. Il manque souvent un point d’ancrage où l’ensemble des données est uniformisé, contrôlé…
  • On échange des fichiers bureautiques, il n’y a pas de trace des éléments modifiés.
  • Les différents métiers saisissent dans différents outils opérationnels, ce qui rend la consolidation difficile.
  • Tout le monde a accès aux saisies de tous les périmètres.
  • Il n’y a pas de flux de validation historisés.
  • Le délai de production du reporting est trop long. Au moment d’analyser les données, elles ne sont déjà plus en adéquation avec le contexte actuel.
  • Il y a un “sachant unique” : une seule personne a la maîtrise des outils et du process.

 

La prescription 

  • Un outil collaboratif dans lequel l’information est partagée : tous les collaborateurs saisissent au même endroit, les resaisies sont historisées et commentées.
  • Une gestion des droits utilisateurs:  Les accès de chacun sont sécurisés en fonction des périmètres: fonctions, territoires, établissements…
  • Une traçabilité des saisies qui permet de remonter les flux de validation et de voir qui a effectué les changements, quand et pourquoi.
  • Une production des reportings automatisée. Un temps considérable est ainsi gagné, les rapports d’activité sont à jour. Ils correspondent au contexte actuel.
  • Un responsable de la livraison des éléments de pilotage et des informations communiquées.
  • Une équipe informatique participant à la conception de l’outil de pilotage.

 

Le rétablissement 

Les données sont désormais fiables : tout le monde utilise les mêmes chiffres autour de la table, on sait quelle est la donnée officielle.

Il y a désormais possibilité de savoir à quel moment du process la données a été modifiée, si cela est lié à la mise à jour automatique du process ou s’il y a eu un ajustement manuel.

Grâce à la gestion des accès des utilisateurs, on évite les risques: Les personnes qui saisissent les informations sont les personnes en charge du périmètre.

L’outil de pilotage proposant une interface collaborative, plus besoin d’envoyer les fichiers pour les modifier. Quand quelqu’un saisit une donnée, elle peut être modifiée par un collaborateur, s’il en a les droits, directement sur la plateforme. Il peut rajouter des commentaires pour justifier sa modification.

La solution de pilotage permet également d’industrialiser la production des reportings. En automatisant la collecte des données. Le reporting est livré à l’image du contexte en cours.