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10 Mai 2022

Dépasser l’outil bureautique, casser les silos

Par INTIS

Nathalie, consultante, accompagne les entreprises dans leurs projets de pilotage de la performance. Elle nous explique les difficultés rencontrées avec Excel, utilisé pour pallier une multiplication des systèmes d’information, dans la gestion d’une entreprise.

Interview – Nathalie Bouquet, consultante chez Wonkkiz – Pourquoi dépasser Excel ? 

« Je m’appelle Nathalie Bouquet. J’ai 20 ans d’expérience en contrôle de gestion, mais aussi sur des fonctions supply chain et informatiques, au sein de grands groupes et de PME. Il y a 5 ans, j’ai fondé ma structure, Wonkkiz. J’interviens en tant que consultante sur des projets liés au pilotage de la performance, à la conception et la mise en place d’ERP, d’outils de pilotage en tant qu’AMOA et sur l’optimisation des processus et des organisations.

Dépasser l’outil bureautique, casser les silos…

Actuellement, je réalise la documentation et la cartographie des processus d’une PME. L’objectif est d’identifier les améliorations possibles, au niveau humain, technique et opérationnel.

Quelles problématiques les équipes rencontrent-elles ? 

Les équipes rencontrent des problématiques liées à une démultiplication des outils informatiques au fil du temps, pour répondre aux besoins de l’entreprise, mais sans jamais remettre en question l’existant. Cela complexifie énormément l’organisation des tâches et alourdit également le fonctionnement de l’entreprise. Ce qui provoque, bien évidemment, incompréhension, lassitude des équipes, et surtout, le départ des sachants.

Le travail qui est réalisé dans Excel est totalement démesuré. En revanche, il permet de relier les informations qui proviennent de sources différentes.

Quels sont les risques liés à cette organisation ? 

Au sein de cette entreprise, les risques sont multiples. L’absence de référents sur les processus et les applications en est un. Le manque de formalisation des processus rend également le travail des services opaque.

On peut ensuite noter l’absence, ou le peu de back up, sur des tâches fondamentales. Par ailleurs, la fiabilité et l’exhaustivité des données, transitant d’un outil informatique à un autre, ne sont pas toujours assurées.

Enfin, il existe également un risque d’erreurs lié au stockage, au traitement et à la restitution des données uniquement dans Excel et le risque d’en être totalement dépendant.

gestion entreprise excelQuelles bonnes pratiques mettre en oeuvre ? 

J’ai mis en oeuvre dans cette entreprise quelques bonnes pratiques. Je travaille encore sur certaines. Parmi ces bonnes pratiques, on compte une répartition des tâches plus cohérente entre les services. On a également défini un administrateur pour chaque outil informatique, afin de garantir la fiabilité des données et la cohérence des référentiels. Le référentiel est toujours un point que l’on a tendance à oublier. Il est également important de rédiger les processus et de s’assurer de leur mise à jour. Cela permet de s’interroger sur l’organisation existante, mais aussi de faciliter l’intégration de nouveaux collaborateurs. Dernier point : remettre en question l’organisation selon les évolutions de l’entreprise.

Quelles améliorations pourrait-on attendre d’un outil de pilotage dédié et collaboratif ? 

Les améliorations sont nombreuses avec un outil de pilotage. Il permet surtout de supprimer les tâches de saisies dans Excel. Celles-ci sont extrêmement chronophages, sans valeur ajoutée, démotivantes, fastidieuses et sources d’erreurs. D’où un réel gain de temps et une part nettement plus importante du travail qualitatif avec un outil de pilotage.

Ce type d’outil permet également la centralisation des données, qui proviennent de sources différentes et ne communiquent pas toujours entre elles. Il apporte l’autonomie des équipes dans la gestion des données. En effet, certains outils de pilotage évitent d’être tributaires du service informatique pour construire des requêtes. Enfin, que ce soit pour des services opérationnels ou fonctionnels, le partage des données devient possible et fiable. Cerise sur le gâteau : on évite de sortir 2 chiffres différents pour une même information. Ce qui est déjà pas mal. »

Retrouver un autre témoignage sur les difficultés recontrées dans la gestion d’entreprise avec Excel :

Pourquoi dépasser Excel ?