Contact : 06 71 12 81 23

  • Le blog
  • Un habitué d’Excel raconte son passage à l’EPM

11 Mai 2016

Un habitué d’Excel raconte son passage à l’EPM

Par INTIS

- Catégories : Pilotage DAF

Joël est un ancien contrôleur de gestion désomais consultant Business Analytics. Dans cet article, il raconte comment il est passé d’Excel à un outil EPM.

Outil BI – Chapitre 1 :  A la découverte de super-Excel…

L’objectif de mon papier ? Partager avec vous mon job avant/après, cette évolution à la fois d’outils et de métier qui en a découlé. Joël P, contrôleur de gestion et nouveau geek témoigne sur son passage d’Excel à un outil EPM …

Excel BILe début de l’histoire : je suis contrôleur de gestion chez une marque de prêt-à-porter pour les produits marketing. Rattaché à la direction financière, j’ai pour cœur de mission, la mise en place d’outils pour le suivi de la performance des collections.

Le pouls de l’entreprise, comme de nombreux acteurs de PAP ayant une chaîne de magasins : Réussir le lancement de ses collections 2 fois l’an. C’est-à-dire arriver à être à la fois créatif dans les lignes produits proposées, optimal dans les achats réalisés et performants dans leur mise à disposition dans les magasins.

2 grandes messes de validation des hypothèses de collections rythment donc la vie de l’entreprise et plus précisément la mienne!

Parce que si le schéma répond à une organisation bien rodée, dans les faits et la réalité, la préparation des tableaux de bord de ces réunions est fastidieuse. Sans pour autant garantir, in fine, la parfaite cohérence des données qui guideront pour tout l’organisation pendant 6 mois!

Je suis donc à l’époque contrôleur de gestion avec pour mission de centraliser les données du marketing et des achats. Le tout au sein de fichiers Excel.

Excel est un super outil, une boîte blanche que je peux développer comme je veux.

Au début, je m’éclate, je teste, me prends la tête sur ce que l’outil peut faire dans la recherche de la performance. Avec, en prime, une vision rapide du résultat.

 

Pourquoi fallait-il changer d’outil décisionnel ?

 

Pour moi, mais également pour mes collaborateurs, impressionnés par la rapidité et la visibilité de l’analyse de leurs données. S’installe alors une relation de confiance avec mes collaborateurs qui demandent de nouvelles fonctionnalités. Ils me donnent l’occasion d’aller plus loin dans le développement . Grâce à Excel, on automatise les Tableaux Croisés dynamiques et on sort de nouvelles présentations de reporting.

Les utilisateurs perçoivent alors ce que le développement de l’outil leur offre. Un gain de temps considérable par rapport à ce à quoi ils étaient habitués.

Ils s’habituent cependant vite à ce niveau d’exigence et commencent peu à peu à voir les limites d’Excel…

Pourquoi un outil EPM répondait mieux aux enjeux de l’activité qu’Excel ?

 

Dans mon monde, celui des chiffres, des hypothèses, des scénarios et des projections, la constitution des tableaux de bords devient vite un parcours du combattant. Ok, Excel est un outil 100% bureautique plus ou moins maîtrisé, a un coût réduit, et fonctionne hors toute contrainte de réseau, connexion, etc.

Pour autant, Excel est souvent source d’erreurs, de temps et de redondances… Le cumul de ces problèmes coûtent au final bien cher, très cher en temps/coût caché…dont acte là n’est pas (encore) mon propos. Excel à outil de BIAvec le temps, la lourdeur de l’outil fait que je ne suis pas au niveau de réactivité attendue dans la fourniture des éléments. Bilan : manque de qualité, stress et insatisfaction !

En fait, on pourrait comparer Excel à un vélo. Un vélo c’est super…tant que vous êtes tout seul dessus. Plus il y a de personnes sur le vélo, moins on avance vite. Et plus le risque de tomber est important.

Il a bien fallu 4 collections et 1 ou 2 bonnes grosses boulettes (erreurs pardon) pour que la DG nous offre plus qu’un outil EPM: de nouvelles perspectives. Tant dans le process que dans la production des indicateurs et tableaux de bord attendus.

La mise en œuvre de l’outil EPM a permis, en terme de pilotage de :

 

  • Centraliser les données en une seule et même base partagée.
  • Simuler à tout va, en affinant les hypothèses.
  • Automatiser les traitements et donc fiabiliser les données.
  • Proposer une consolidation rapide qui libère plus de temps pour l’analyse!
  • et enfin de comparer aisément les données réelles avec la « photo » de validation de collections.

Au delà de ces purs et non négligeables gains métiers, l’outil EPM nous a aussi obligé à redéfinir le process  d’élaboration de ce tableau de bord. Fini, en effet, de devoir absorber les dérapages de plannings des achats toujours en quête d’un dernier, voire meilleur prix, négocié.

Aujourd’hui, le planning des tâches et surtout, l’impossibilité de forcer les deadlines de l’outil pour chaque acteur, ont permis d’aborder le job différemment. Plus de collaboration, de temps pour analyser et partager ces analyses, plus de sens dans le job aussi…

Personnellement, ce projet très centré sur l’outil EPM à la base, m’a permis de grandir dans le mode projet auquel il m’a confronté.  Une démarche itérative à coups de maquettes, puis de prototypes successifs présentés à l’ensemble des directions. La nécessité de prendre en compte l’ensemble des contraintes et d’arbitrer pour en déterminer de nouvelles règles, de nouveaux indicateurs, de nouveaux rythmes de communication.

Une participation très active à toutes les phases du projet, qui a fait de moi ce mutant: contrôleur de gestion ET geek !

La mise en place de ce nouvel outil EPM décisionnel a donné un nouveau souffle à mon job. Il m’a permis de sortir de la redondance d’Excel et remis sur les rails d’un nouveau projet. Est arrivé avec lui un nouveau challenge, enrichissant ma mission. Etant en mesure de produire un niveau de détails poussé, une compréhension plus fine de la donnée. Passer de la production de données pure à leurs analyses a donné du relief à mon job. Et celui du contrôleur de gestion qui a, par la suite, repris mon poste.

Lire aussi : Le contrôleur de gestion : le performance manager Héro de demain ! 

Retrouvez plus de contenus sur notre page LinkedIn ici

Découvrir aussi : Cognos Analytics