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09 Juin 2020

Communication projet : Pourquoi et comment communiquer ?

Par INTIS

Après plus de 10 ans en contrôle de gestion, Amandine a mis en oeuvre une solution de
pilotage, dédiée aux financiers et aux opérationnels, en tant que chef de projet fonctionnel
et utilisatrice. Elle nous partage son expérience de ce projet de transformation à travers le
rôle clé de la communication projet.

Quel est l’objectif de la communication sur ce type de projet ?

 

Amandine – “La réussite du projet passe par sa capacité à répondre aux attentes des équipes utilisatrices. L’équipe projet doit donc posséder des moyens et une certaine légitimité pour recueillir les questions, les inquiétudes et suggestions. Pour que cela fonctionne bien, la communication doit se faire dans les deux sens. L’équipe projet informe et répond. Les équipes remontent leurs attentes, observations et questions.

Ce type de projet s’accompagne souvent de résistances aux changements. Comment avez-vous géré ces résistances ?

 

Nous avons cherché à être le plus transparent possible. C’est un moyen de limiter ces résistances. Lors du kick off, nous avons communiqué sur les objectifs, les difficultés, les contraintes, les nouvelles habitudes de travail, les attentes vis-à-vis des parties prenantes ainsi que les moments définis de leurs contributions. Communiquer au plus tôt sur les étapes du projet et le plan de formation associé à l’outil
rassure. Cela prouve aux utilisateur·rice·s et à leurs managers que les équipes opérationnelles sont prises en compte dès le démarrage du projet. Expliquer très rapidement les modalités d’accompagnement des utilisateur·rice·s par l’équipe projet dans tous ces changements atténue les craintes. La diffusion d’un calendrier des différentes phases du projet avec un objectif pour chacune d’entre elles est une excellente pratique. Il répond au besoin de visibilité des utilisateur·rice·s auquel l’équipe projet doit impérativement répondre, et ce sur toute la durée du projet.

La communication est-elle un élément à part entière du projet voire une condition sine qua none à sa réussite ?

 

Elle est incontournable. Un raté ou un retard là-dessus est non seulement fâcheux mais peut jeter le doute sur le projet voire l’équipe projet. Communiquer, c’est donner de la visibilité. La transparence permet aux utilisateur·rice·s de comprendre et donc de se projeter. Leur fournir régulièrement des informations concrètes qui les concernent directement est indispensable pour bien accompagner le changement.

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