Yassine, consultant sur des projets d’intégration et d’amélioration d’outils de pilotage de la performance, nous raconte l’un de ses derniers projets : le maintien et l’amélioration des applications de budget et consolidation de données au sein d’un grand groupe de médias.
Yassine, tu as maintenu et fait évoluer des applications de budget et de consolidation de données, construites sur la solution IBM Planning Analytics. A quoi sert cette solution ?
IBM Planning Analytics est un outil de planification, de pilotage de la performance, qui permet d’analyser le passé, de faire des prévisions fiables pour le futur et d’aider dans la prise de décision.
Quels besoins les utilisateurs avaient-ils exprimé, avant ces projets ?
Les utilisateurs passaient énormément de temps dans la fabrication de leurs rapports, dans le « débugage » d’erreurs. Il fallait donc automatiser un maximum de rapports pour gagner du temps, mais également uniformiser, pour que les utilisateurs les moins expérimentés ne perdent pas de temps sur de la technique, passent plus de temps à analyser et à faire leur métier de contrôleur de gestion.
Ton équipe a travaillé sur une application de budget. Qu’est-ce que vous avez fait concrètement ?
Tout d’abord, nous avons travaillé sur l’automatisation et la standardisation des rapports sur le web, pour répondre à l’enjeu de la perte de temps, de l’efficacité et de la fiabilité de la saisie. On a également automatisé la récupération et l’envoi d’informations à d’autres systèmes d’information, comme les ressources humaines. Il y a également eu un volet migration : nous sommes passés d’une ancienne version, obsolète, à une nouvelle, plus performante, avec des interfaces « homme-machine » plus simples à utiliser. Enfin, nous sommes également intervenus en tant que support aux utilisateurs dans leur usage quotidien de la solution.
Vous avez également travaillé sur une application de consolidation de données. Comment les utilisateurs utilisaient-ils l’application ?
L’application de consolidation est particulière parce qu’elle n’est utilisée qu’une seule fois par an, dans une fenêtre de 2 mois. Elle n’était pas simple d’usage. Vu la fréquence et l’importance de son utilisation, sa complexité créait beaucoup de tensions et de la difficulté d’usage chez les utilisateurs. Le client a donc pris la décision de faire une refonte de cette application.
Le flux de validation préexistant ne correspondait pas aux besoins des utilisateurs. Nous avons donc modélisé un nouveau flux, conjointement avec les équipes pour que celui-ci colle au plus près de leurs besoins. L’un des avantages de ce flux de validation résidait dans l’automatisation de l’envoi de notifications. Une fois le flux ouvert, les contrôleurs de gestion recevaient un email, faisaient leurs saisies et les validaient. L’équipe de consolidation acceptait ou rejetait ces validations, ce qui a entraînait un envoi automatique d’emails. Nous envoyions ces notifications manuellement et individuellement auparavant. Le nouveau flux a donc permis de gagner un temps considérable.
Quels ont été les bénéfices que vous avez perçus suite à ces changements ?
On peut noter un gain de temps dans les va-et-vient entre les différentes équipes. On constate aussi un apaisement parce que les contrôleurs étaient tendus sur une application peu utilisée et obsolète. Cette phase critique est désormais faite plus sereinement. Cela permet donc de gagner du temps et de l’énergie, le résultat final étant la remontée des données consolidées aux actionnaires du groupe.
Quel a été le ressenti des utilisateurs suite à ces 2 projets ?
Je reparlerais d’apaisement et de facilité d’usage, d’utilisateurs satisfaits. Ils se dédient désormais à leur métier de contrôleur de gestion et passent moins de temps sur du débugage d’erreurs. D’autant que tout le monde n’était pas très à l’aise sur cette solution en tant que développeurs. Les nouveaux contrôleurs de gestion prennent en main plus facilement cet outil grâce à des rapports automatiques et standards.
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