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15 Juin 2016

Chapitre 1: Tous les DAF se lèvent pour Excel!

Par Sabrina Addakiri

- Catégories : Publications

Sabrina, Datascientist en herbe

 

Issue d’une formation purement technique, en tant qu’ingénieur Datascientist, ma première expérience en tant que consultante a consisté à comprendre les enjeux financiers.

Mais aussi à élaborer les rapports chiffrés mensuels et journaliers et construire des indicateurs financiers permettant de gérer les états de l’entreprise à destination du Management de groupe pour une bonne prise de décision.

L’objectif étant, ensuite,  de procéder à l’optimisation d’un outil déjà existant. J’ai donc eu l’opportunité d’assister un contrôleur de gestion dans sa vie de tous les jours.

Dans le cadre de la communication financière à destination des actionnaires, nous avons réalisé une analyse financière globale du groupe que l’on a appelé « IRM ». Cette étude nous a permis de nous informer jusqu’ au plus petit détail de l’état financier de l’entreprise, de connaître les différents risques qu’elle encourait, d’analyser et de comprendre les écarts détectés.

Nous avons alors pu obtenir une vision sur la tendance de l’activité et créer une communication interne entre les différents corps de métiers.

Excel étant l’outil le plus utilisé pour la création des analyses et des rapports, la fonction financière repose essentiellement sur des compétences humaines en partant de la création des modèles et des indicateurs pour arriver à la construction de différents rapports.

Lors de ce projet, j’ai pu observer que la capacité de l’outil historique a significativement impacté notre analyse sur plusieurs niveaux :

La pertinence n’était pas au rendez-vous avec un risque d’erreurs dans les calculs élevé, voir systématique.

La volumétrie des données dépassait la capacité de l’outil. Avec des bases de données allant parfois jusqu’à 13 000 lignes, souvent sur plusieurs onglets, l’outil ne supporte plus la quantité d’informations. Nous avons donc observé des défaillances comme une perte de données ou d’un travail effectué.

La variété des analyses ne permettait pas de croiser les résultats. Avec Excel, il y a autant de manières d’analyser possibles que d’utilisateurs. Mais l’analyse d’un collaborateur ne peut pas être croisée avec celle d’un autre. Dans le nouvel outil que j’avais pour mission de mettre en place, la manière d’effectuer l’analyse est harmonisée.

La contribution de plusieurs personnes était nécessaire pour générer la quantité de rapports prévue. Il a fallu 4 personnes pour produire chacun différentes parties de ces rapports, tandis que le nouvel outil aurait permis de ne le faire qu’avec une seule.

Nous avons passé beaucoup de temps à produire et avons été plusieurs à faire un travail qui normalement ne devait pas absorber autant de temps et de ressources. Nous avons en effet, travailler sur ces rapports pendant 1 mois et demi. Pour un travail qui aurait pu être effectué en moins d’une heure…

J’ai compris que les enjeux varient dans le temps et que l’équilibre n’est pas une évidence. Mais surtout, qu’il faut trouver une solution afin de remédier aux différents points de freinage.

Depuis quelques années sont apparus des solutions de plus en plus pointues qui permettent des analyses plus fines, fournissent des données plus fiables, autorisent des décisions plus rapides. Des solutions personnalisables selon le contexte et le domaine dans lesquels sont appliquées.

Quel rôle pour le DAF ?

 

Cette émergence technologique crée à la fois un sentiment de peur et de soulagement.

D’une part, elle implique un changement d’habitudes, un nouveau savoir-faire à acquérir et un risque de rupture de production, qui sans nul doute demeure intolérable. La transformation aux processus informatisés est désormais indispensable.

Et d’autre part, elle permet surtout aux métiers du chiffre, notamment les financiers, de :

  • Se concentrer sur l’analyse et l’interprétation des données.
  • Diminuer les risques d’erreurs au niveau de la production.
  • Analyser les écarts en temps réel.
  • Piloter la communication interne.
  • Connaître les risques et anticiper les solutions.
  • Créer une meilleure connexion entre les différents métiers.

La révolution digitale est en marche. Elle amènera les entreprises, et les directions financières en particulier, à muter pour rester à un niveau de performance à la hauteur du marché. Et les DAF ont un rôle primordial à jouer dans cette transformation…