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25 Oct 2016

Comment IBM COGNOS TM1 a changé ma vie…

Par Cécile Deschard

- Catégories : Int'Buzz

Cécile, contrôleuse de gestion convertie

 

Contrôleuse de gestion centrale, j’étais en charge de la production du « Flash Report » hebdomadaire… Tout était réalisé sous MS Excel : 250 établissements consolidés dans une dizaine de régions et donc autant d’onglets et de formules alambiquées. La mécanique était rodée, le fichier fonctionnait, pas d’alerte…

Un jour, le Directeur Général me demande de rajouter à ma synthèse la colonne « N-1 » et là… c’est le drame : une semaine de boulot pour tout mettre en œuvre, aller chercher les infos dans les fichiers archivés… Bref, on finit toujours par y arriver mais dans la douleur. Que dire du coût de l’opération… et pourtant, la demande était bien légitime …

C’était en 2003 et dans le même temps, nous mettions en œuvre un projet d’élaboration budgétaire sous IBM Cognos TM1 (alors Applix TM1). La révolution était en marche, notre vie de contrôleur de gestion a changé radicalement :

  • 1. Analyser au lieu de consolider

    Fini les fichiers compliqués, les recherchev, sommeprod et autres indexequiv, les données étaient naturellement à notre disposition. Délai d’analyse (oui je dis bien analyse, et pas consolidation): 3 jours, au lieu des 15 initiaux. Rajouter la colonne N-1 = Insérer une colonne > 10 secondes !

  • 2. S’entendre

    Fini les 250 mails des régions, les relances et autres échanges doucereux, l’interface faisait le boulot. Fini les réunions qui commencent par des discussions interminables sur LE chiffre à prendre en compte, les indicateurs étaient définis, clairs et partagés.

  • 3. Simuler

    Des milliers de salariés… Le gros du P&L… Faire varier le taux d’augmentation générale en cours de processus d’élaboration budgétaire : L’ENFER. Avant, on décidait du taux d’augmentation pour la procédure budgétaire et on répartissait l’ajustement en fin de budget. L’enfer, je vous ai dit… Mais ça c’était avant… Après une case à remplir et tout bougeait, le bonheur…
    Je vous parle des répartitions de frais de structure ? 😉

Oui, notre vie a changé :

  • Nous sommes devenus des VRAIS contrôleurs de gestion, des business partners ; Enfin, nous sortions de notre bureau, l’indispensable était géré, restait le meilleur !
  • Notre image a changé, les gens ne nous voyaient plus comme des « contrôleurs » mais comme des partenaires, nous apportions de la valeur.
  • Nous avons élargi notre champ de compétences : Benchmark, projet, analyse stratégique, définition de KPI…

Alors certes, tout n’a pas été aussi sereinement, mettre en place l’outil a été un vrai chantier, du boulot en plus, de l’énergie, de l’accompagnement, de l’acceptation, de la crainte… Mais au final, une vraie réussite. Et 13 ans après… Il paraît que l’outil fonctionne toujours et a évolué avec l’activité.